GIẢI ĐÁP CÁC THẮC MẮC LIÊN QUAN ĐẾN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ

- Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời:

Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về:

- Bán hàng hóa

- Cung ứng dịch vụ

- Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử

- Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ

- Hoá đơn điện tử: là 1 trong 3 hình thức Hóa đơn, thay vì Hóa đơn tạo lập trên giấy, HDĐT được tạo lập trên thiết bị điện tử (Theo qui định BTC và Cơ quan Thuế)

- Hóa đơn giấy: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in (Hóa đơn giấy trước đây Công ty áp dụng là hóa đơn đặt in)

Câu hỏi 2: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:

- Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn

- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế

- Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn

-  Góp phần bảo vệ môi trường

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:

- Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất

Câu hỏi 4: Làm thế nào để phân biệt được hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và hóa đơn giấy?

Trả lời:

-  Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên

-  Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

   + Hóa đơn điện tử: E

   + Hóa đơn giấy: P

-  Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy

- Chữ ký:

   + Hóa đơn điện tử: Chữ ký số

   + Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu hỏi 5: Tính pháp lý của Hóa đơn điện tử?

Trả lời:

- Hóa đơn được phát hành:
  + Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  + Được Bộ Tài Chính và Tổng cục Thuế chấp nhận
- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.

- Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn và có giá trị pháp lý như nhau
1. Hóa đơn tự in (Hóa đơn giấy)
2. Hóa đơn đặt in (Hóa đơn giấy)
3. Hóa đơn điện tử

- Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ

- Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

PHẦN II: GIẢI ĐÁP DÀNH CHO KHÁCH HÀNG TIẾP NHẬN HĐĐT (BÊN MUA HÀNG):

Câu hỏi 6: Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Trả lời:
1. Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống.

2. Tiếp nhận qua email.

Câu hỏi 7: Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Trả lời:

1. Xem trên máy tính, máy tính bảng

2. Xem trên các thiết bị Smart phone

Câu hỏi 8: Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?

Trả lời:

- Xem Hóa đơn

- Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ

- In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

Câu hỏi 9: Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá...) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:

- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn

- Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Câu hỏi 10: Bên mua phải thực hiện kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:

- Kê khai giống như hóa đơn giấy.
Câu hỏi 11: Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Câu hỏi 12: Khi nào bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Trả lời:
- Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường để xuất trình với các cơ quan chức năng.

- Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

- Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

- Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

PHẦN III: GIẢI ĐÁP DÀNH CHO DOANH NGHIỆP PHÁT HÀNH HĐĐT (BÊN BÁN HÀNG):

Câu hỏi 13: Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi Hóa đơn cho khách hàng bằng hình thức nào?

Trả lời:
- Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

1. Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn

2. Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

Câu hỏi 14: Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử? Trả lời:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

Câu hỏi 15: Để được phát hành HĐĐT, Doanh nghiệp (Bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì?

Trả lời:
1. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3. Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Câu hỏi 16: Doanh nghiệp (bên bán) có phải lưu giữ HĐĐT không? Thời hạn lưu trữ là bao lâu?

Trả lời:
- Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)

- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm

Câu hỏi 17: Xử lý HĐĐT khi phát hiện sai sót trong các trường hợp sau:

- TH1: Đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế?

1. Xóa bỏ và thay thế hóa đơn khác

  + Chỉ được xóa bỏ hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua

  + Việc xóa bỏ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

 + Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

2. Lập biên bản điểu chỉnh hóa đơn khi sai các thông tin theo qui định khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (ghi sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST)

TH2: Đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua đã kê khai thuế:

 + Người bán và người mua phải lập Biên bản thỏa thuận có chữ ký của cả hai bên ghi rõ sai sót (Biên bản có thể là bản giấy hoặc điện tử có chữ ký số hai bên)

  + Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

 + Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...

 + Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
 + Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Câu hỏi 18: Khi nào bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐĐT bên bán cần phải làm gì?

Trả lời:
- Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

- Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:
+ Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
+ Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua